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Secrétaire-réceptionniste

  • Répondre au téléphone, acheminer les appels, gérer les messages sur le répondeur et enregistrer les messages d’accueil sur le système téléphonique;
  • Accueillir les visiteurs et les nouveaux employés-stagiaires et les diriger vers la personne appropriée;
  • Gérer le service de secrétariat pour le personnel permanent de Tandem International;
  • Assurer le maintien des listes téléphoniques et du manuel de procédures de la réception;
  • Rédiger les procès-verbaux de l’entreprise;
  • Gérer les envois, la réception et la distribution du courrier et des télécopies;
  • Identifier, classer et archiver les dossiers de Tandem International;
  • Élaborer et tenir à jour différents documents administratifs;
  • Gérer un agenda électronique;
  • Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau et en acheter si nécessaire;
  • Effectuer la conciliation de la petite caisse;
  • Gérer les entrées et les sorties de documents (livres, revues, films);
  • Remplir la feuille des présences;
  • Gérer le bon fonctionnement du matériel de bureautique (télécopieur, imprimantes, console téléphonique, etc.) et installer les outils multimédias pour les présentations;
  • Gérer les horaires de la salle de conférence et s’assurer de sa présentation adéquate;
  • Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement des activités de Tandem International.
 
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Coordonnateur des opérations
 
FORMATION HABITUELLEMENT EXIGÉE :
  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat et/ou autre formation et/ou expérience connexe.
 
habiletés et connaissances visées :
  • Connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft;
  • Excellent français (parlé et écrit) et anglais fonctionnel (parlé et écrit);
  • Connaissance des systèmes (console téléphonique, télécopieur, imprimante, etc);
  • Sociable, accueillant, débrouillard et belle présentation;
  • Grande capacité d’adaptation, sens de l’initiative, concentration, discrétion et confidentialité des dossiers traités.



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